Sistemas Suaves y Análisis Organizacional – parte 1


El Análisis Organizacional es un intento para resolver problemas relacionados con situaciones que se presentan en una organización.

La experiencia acumulada en la aplicación de la Metodología de Sistemas Suaves (SSM) condujo a Checkland a desarrollar la versión de los Dos Flujos de la Metodología, mostrando la realización: El Flujo de Análisis Cultural y el Flujo de Análisis basado en la Lógica, que se aprecia en la siguiente figura.

SSM Dos flujos

Puede haber situaciones relacionadas con los aspectos sociales, interpersonales y culturales presentes en la vida de una organización que no pueden pasarse por alto si el análisis organizacional va tomar en cuenta a las personas involucradas. Éste es el énfasis del flujo cultural de la Metodología de Sistemas Suaves.

Sin embargo hay muchas situaciones que requieren una descripción (para la organización) en términos de los procesos de negocios y como éstos son o cómo deberían llevarse a cabo, y en este post y los próximos desarrollaremos temas relacionados con el flujo de la lógica en la Metodología de Sistemas Suaves. Esta aplicación de la SSM es importante por su vínculo con la Gestión de Procesos de Negocios o Business Process Management (BPM)

La esencia de este enfoque – relacionado con el flujo de la lógica – aplicado al análisis organizacional se ilustra en la siguiente figura:

Unidad Organizacional

La pregunta fundamental en Análisis Organizacional es: ¿Qué es la Unidad Organizacional, qué hace y qué debería estar haciendo?, debe entenderse en forma general ¿qué debería  estar haciendo?  (ahora y en el futuro), ¿hay un camino o una forma mejor para hacer lo que actualmente está haciendo?.

El uso del término Unidad Organizacional puede aplicarse a cualquier escala. Podría ser una corporación, una empresa mediana, una función, un departamento o aún un individuo. La Metodología de Sistemas Suaves es aplicable a cualquier escala.

Usando esta metodología no se busca describir la organización como parte del mundo real. Este intento llevaría a formular una descripción en términos de “Cómo” una Unidad Organizacional está operando. En la Metodología de Sistemas Suaves primero se debe definir el qué y después el cómo. En otras palabras, se busca en primer lugar definir el problema y luego, definir la solución.

Al aplicar la SSM en el Análisis Organizacional se crea un modelo, una posibilidad para responder a la pregunta: ¿qué debería estar haciendo la Unidad Organizacional para tener mejores resultados?. La Metodología permite construir modelos conceptuales (existentes en abstracto, no en el mundo real) para la Unidad Organizacional, porque la SSM es una disciplina intelectual que construye modelos conceptuales que – luego de un posterior debate, una comparación con el mundo real y de la determinación de su viabilidad – pueden ser implementados en la práctica.

Por lo tanto un modelo de la Unidad Organizacional, un modelo conceptual y estará en el lenguaje del “Qué” y no del “Cómo”. Si el modelamiento es adecuado, se tendrá una descripción (un modelo, no existente en el mundo real) en relación a qué debería estar haciendo la Unidad Organizacional y servirá para realizar el análisis organizacional que lleve a un mejoramiento de la situación actual.

(Wil van der Aalst 2003), un experto en gestión de procesos de negocios, señala que un proceso se diseña (o rediseña) en dos pasos: primero, en abstracto – sin considerar todavía la organización y el Sistema de Información que se va a utilizar -; y solo después de ese diseño en abstracto se pasa a considerar el Sistema de Información y la Organización, ambos en paralelo. Se define qué tareas serán realizadas por las personas y cuáles con el apoyo de las TI.

Si la Unidad Organizacional es algo específico, como un proceso químico o una planta de generación de energía, la pregunta ¿Qué debería estar haciendo la Unidad Organizacional? puede ser respondida en base a una de las ramas de las matemáticas – cálculo diferencial, simulación, estadística, etc – La pregunta estará bien respondida cuando el modelo construido represente la conducta de la Unidad Organizacional en el dominio de interés. Esto es un ejemplo de Sistemas Duros o bien definidos.

Si la Unidad Organizacional corresponde al dominio de los Sistemas Suaves (poco estructurados o menos definidos, y donde intervienen personas como un componente muy importante), para responder a la pregunta fundamental del análisis organizacional no se puede usar herramientas con base matemática.

Una Unidad Organizacional que contiene personas representa una situación más compleja que una que no las contiene. Ésta es la diferencia entre duro (“hard”) y suave (“soft”). El ejemplo del proceso químico representa una unidad organizacional bien definida, que puede ser considerada como dura (“hard”).

El centro de interés en la metodología de los sistemas suaves son aquellas situaciones (o Unidades Organizacionales) suaves (“soft”), no estructuradas o que no están claramente definidas.

J. Villacriz Révolo

Referencias
Soft Systems Methodology in Action (Checkland and Scholes 1990)
Soft Systems Methodology (Wilson 2001)
Workflow Management (Wil van der Aalst 2003)
sistemigramas.wordpress.com

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