Sistema de Información Municipal Integrado(SIMI Web) – Una crítica sistémica


En el Semanario “Polémica Municipal” que corresponde a la semana del 27 de noviembre al 03 de diciembre últimos, se registró la noticia que la Municipalidad de Los Olivos implementó, en software libre, el Sistema de Información Municipal Integrado (bajo la denominación de SIMI WEB) para uniformizar la administración pública en los Gobiernos Locales, que siendo una buena iniciativa, trataremos de analizar los pro y los contra desde una perspectiva sistémica. Empezaremos resumiendo la noticia en los siguientes puntos.

Objetivos del SIMI WEB:
1) Uniformizar y unificar la gestión municipal en los Gobiernos Locales (distritales, provinciales y regionales)
2) Modernizar y hacer más dinámica la administración municipal.
3) Transparencia y continuidad en la gestión municipal, superando la falta de información que se genera cada vez que se inicia una nueva gestión edilicia.
4) Optimización de los recursos en función de resultados (gestión por resultados)
5) Apoyo al proceso de descentralización y regionalización.

Características:
1) Implementado en Software libre completamente actualizado.
2) Desarrollado a través de varios años por la Municipal de los Olivos, con una primera versión en el año 1996
3) Puestos a disposición de las autoridades interesadas (gobiernos locales) a través de un convenio de cooperación y apoyo interinstitucional. Ya se han suscrito convenios con más de 70 municipalidades del país que lo vienen utilizando, aparentemente, con buenos resultados.
4) Adaptado a las necesidades modernas y requerimientos de todos los gobiernos locales, incluyendo municipios provinciales, distritales, rurales y de extrema pobreza.
5) Sistema informático integrado para diversas áreas como Logística, Catastro, Planeamiento, Presupuesto, Adquisiciones y Contrataciones, Personal, Inversión Pública, Contabilidad, Tesorería, etc. Acceso público vía Internet

Definición

En síntesis, registramos la propia definición del aplicativo, dada por los responsables de la Alcaldía de los Olivos, como sigue: “el Sistema Informático Municipal SIMI WEB es una herramienta diseñada exclusivamente para facilitar la administración de recursos públicos, con más rapidez, eficiencia y transparencia”.

Los Pro

Primero felicitarlos por su iniciativa de tratar de uniformizar los sistemas informáticos usados por las municipalidades, clasificándolas de acuerdo a sus requerimientos por distritales (urbanas y rurales) y provinciales. Ojala, que esta iniciativa se pudiera implementar, también, en los Ministerios, Organismos y Empresas Públicas, que por ejemplo, para procesar la planilla usan diferentes aplicativos o sistemas de software. Lo que redundaría en un gran ahorro de costos, más aún si el aplicativo informático uniformizado (Ej. Planillas) es desarrollado en software libre como el SIMI WEB.

Los objetivos mencionados del SIMI WEB están parcialmente enfocados en el proyecto de Gobierno Electrónico del Estado en lo que se refiere a “hacer más productivo el gasto público, mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión, y combatir la corrupción”; pero le está faltando “facilitar el acceso del ciudadano a los servicios públicos y crear vínculos hacia el proceso de democratización y participación ciudadana” ( ver Oportunidades que ofrece el e-Gobierno en www.ongei.gob.pe).

Por su gran alcance, para darle más seriedad y efectividad, ésta iniciativa debió partir de la Asociación de Municipalidades del Perú AMPE (como sistema mayor, que representa a 1,834 municipalidades del país), o de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informático ONGEI (que depende de la Presidencia del Consejo de Ministros), o de ambas como un convenio conjunto, a menos que hayan formalizado la delegación de este proyecto a la Municipalidad de los Olivos. También, la iniciativa pudo haber partido del Consejo Provincial de Lima para darle la importancia debida al proyecto.

Lo positivo del SIMI WEB de la Municipalidad de Los Olivos, es la estrategia de desarrollo e implementación de sistemas de información a través de un plan piloto que se puede replicar para las demás municipalidades distritales urbanas del mismo tamaño, que por ser los subsistemas o módulos de software de más bajo nivel en la jerarquía de sistemas, serán por tanto componentes más duros, lo que permite normalizarlos, estandarizarlos y encapsularlos para ser usados como una caja negra, donde lo que interesa es conocer su función, junto con lo inputs y sus outputs predecibles.

La Crítica Constructiva
A continuación trataremos de hacer una crítica constructiva sistémica con la poca información que se cuenta del sistema, hallada en www.limanorte.com además del artículo periodístico referido. Para lo cual nos basaremos en nuestro artículo anterior, del blog Sistemigramas, sobre “cómo desarrollar sistemas informáticos con un enfoque sistémico”, repitiendo, también, el gráfico de Jerarquía de Sistemas, con las modificaciones respectivas para el presente tema (ver la figura Nº 1), que se explica a continuación.

De acuerdo a una observación holística, contemplando el todo como el Sistema de Gobiernos Locales, se determina que hay varios sistemas contenedores para los sistemas integrados de información municipal basado en Web, además del constituido por la propia Municipalidad de los Olivos, que los hacen, debido a su complejidad, sistemas bastante suaves. Otro contenedor de ellos, como se aprecia en la figura mencionada, es el sistema de los otros Municipios Provinciales y Distritales, que de acuerdo a la información que se tiene, aparentemente, han sido contemplados sus requerimientos (por lo que en la referida figura la representación de este sistema se le esboza en línea llena curva), clasificándolos por alcaldías distritales, tanto urbanas como rurales, y consejos provinciales.

Asimismo, encontramos contenedores cuyos requerimientos no han sido contemplados, aparentemente, como el sistema de participación ciudadana. En este es muy importante la visión de sus grupos representativos, lo que esperan de su gobierno local en áreas de servicios y obras públicas, a través de mecanismos como el presupuesto participativo. Están también como contenedores los punto de vista de las empresas y organismos de su jurisdicción, que como personas jurídicas tienen necesidades y requerimientos que deben ser satisfechos por sus municipalidades, y ahora con el plan de emergencia por la crisis mundial, dichas empresas van a colaborar con los gobiernos locales desarrollando obras, contra pago de impuestos.

Y por último, se encuentran en calidad de sistemas contenedores las otras instituciones públicas, con las que se tiene una fuerte interrelación, como el Ministerio de Economía, que realiza las respectivas transferencias presupuestales a los gobiernos locales; el Consejo Provincial, que debe coordinar algunas obras con los distritales, así como la Contraloría, proveedores, etc.

Los requerimientos de estos sistemas contenedores (externos a la municipalidad de los Olivos) los llamaremos inter-organizacionales (Ej. el requerimiento de Presupuesto Participativo, por parte de la Ciudadanía visto como un sistema contenedor), y los requerimientos internos a la municipalidad, al nivel más alto, se llamarán intra-organizacionales (Ejs. los requerimientos del Presupuesto por Resultados y la correspondiente Gestión por Resultados).

Parece ser que se ha venido empleado un enfoque bottom-up, en el desarrollo del SIMI WEB, porque al nivel de requerimientos de procesos/actividades de los sistemas de trabajo (rentas, catastro, planeamiento y presupuesto, obras públicas y su seguimiento, etc.), se ha debido contemplar como parte de los verdaderos requerimientos un “rediseño de procesos”, es decir, un mejoramiento significativo de los procesos actuales, en forma estandarizada para cada tipo de municipalidad, debido a que se quiere entregar un “auto fórmula uno” a personas que han estado acostumbradas a manejar a cámara lenta en procesos obsoletos, ineficientes y/o ausentes de proceso por omisión o a propósito para cubrir malos manejos y tramitadores.

Y siendo más estrictos, de acuerdo a los sistemas contenedores con sus nuevos requerimientos inter e intra organizacionales, se debería hacer una “reingeniería de procesos de negocio”, es decir, diseñar nuevos procesos de negocio que contemplen y satisfagan esos nuevos requerimientos (requisitos, objetivos, necesidades, y oportunidades), muchos de las cuales establecidos por los nuevos conceptos en boga como el gobierno electrónico (e-Government), definida como “la continua optimización de la entrega del servicio gubernamental, participación ciudadana y gobierno por la transformación interna y externa de las interrelaciones a través de la tecnología, la Internet y los nuevos medios” (Gartner Group 2000); que dentro de la descentralización, modernización y estructuración del Estado el Gobierno trata de implementar en todos los niveles.

Conclusiones

En tal sentido, es muy importante seguir un enfoque sistémico o top down, que nos asegurará identificar los verdaderos requerimientos con un pensamiento, qué más holístico no puede ser, aquel que contemple la totalidad del problema desde los sistemas mayores contenedores, a los cuales sirve el sistema de estudio o de interés y no sólo determinando los componentes que le sirven a éste. De esta manera, hemos podido determinar la necesidad de un rediseño o mejor aún de una reingeniería de procesos, porque si sólo nos concentramos desde un comienzo en el artefacto de las TIC o WEB, lo que sucede es que, como lo dijimos en nuestro artículo anterior, lo único que estaríamos haciendo es convertir un problema real en uno virtual, que peor aún complicaría la situación, con un “auto formula uno” (SIMI WEB) manejado por procesos caducos y personal no calificado, que terminarían subutilizándolo o dejándolo de manejar, o peor aún estrellándolo contra los otros sistemas y grupos de interesados (stakeholders) con consecuencias económicas y sociales inconfesables.

Con respecto al Gobierno Electrónico como el mismo ONGEI lo reconoce “que sin cambio en las instituciones y los procesos hay el riesgo de que la tecnología de la información ayude a hacer más eficientemente lo que se hace mal”. Es decir, es necesaria una reingeniería de procesos antes de desarrollar proyectos de TIC como el e-Gobierno. En tal sentido, “a diferencia de otras definiciones que insisten únicamente en la dimensión de mejora de la prestación de servicios, la definición de Gobierno Electrónico de Gartner, mencionada anteriormente es la que más se ajusta a un enfoque sistémico, considera el cambio y la transformación institucional y la articulación de consensos entre aquellos agentes e intereses que son fundamentales para lograr el éxito del proyecto” (Pratchett, 1999; Ferguson, 2000).
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